Lopen jullie vergaderingen regelmatig uit? Gaat het soms alle kanten op? En vraag je je dan ook wel eens af waarom je er überhaupt bij zit? Neem dan eens jullie vergaderagenda onder de loep. Een goed begin is – ook in dit geval – namelijk het halve werk. Lees onze tips!

1 > Nodig alleen mensen uit die bij de vergadering móeten zijn. Dat houdt het nuttig en interessanter.

2 > Geef een duidelijk onderwerp. Alleen ‘Intervisie’ zegt minder dan ‘Evaluatie inhoud intervisie 26 augustus’.

3 > Voeg het doel van het vergaderpunt toe. Bijvoorbeeld ’ter besluit’ of ’ter informatie’. Dan weten deelnemers wat er van ze verwacht wordt.

4 > Geef een indicatie van de tijd die beschikbaar is voor een agendapunt. Dat maakt het gesprek efficiënter. Ook kun je zo snel zien of alle agendapunten wel passen in het uurtje dat jullie dachten te vergaderen.

5 > Geef deelnemers een deadline waarvoor ze punten aanleveren. Vraag ze direct tip 2, 3 en 4 hierin mee te nemen.

6 > Neem ad hoc agendapunten alleen mee als het om spoedzaken gaat. ‘Vergeten aan te leveren’ hoort daar niet bij.

7 > Neem de tijd voor een ad hoc vergaderpunt mee in de agenda als jullie eigenlijk altijd wel een ad hoc punt moeten bespreken. Zo ronden jullie de vergadering altijd binnen de gestelde tijd af.

Meer weten over hoe jullie vergaderingen efficiënter en effectiever kunnen?